Утверждаю
И. о. директора КГУ «Государственный
архив г. Степногорска»
____________ М. Нуржанова
____________ 2019
ПЛАН
работы Государственного архива города Степногорска
на 2020 год
ВВЕДЕНИЕ
В 2020 году вся деятельность государственного архива города Степногорска будет направлена на дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела, обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся документам, их всестороннее использование, научно-методическое обеспечение выполняемых работ.
В целях исполнения Закона РК от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» продолжится проведение комплекса мероприятий.
По мере подготовки и поступления информационных документов, статей, тематико-экспозиционных планов фотодокументальных выставок, планов семинаров, научно-справочного аппарата, описей дел и документов, ежегодного календаря памятных и знаменательных дат, Хронографа событий, сформированного по материалам местной СМИ, будут проводиться заседания экспертной комиссии архива, на которых эти документы и будут рассматриваться.
1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
В целях обеспечения сохранности продолжится работа по укреплению материально — технической базы и техническому оснащению архива. Будет улучшено физическое состояние 400 единиц хранения документов на бумажной основе, из них отреставрировано 360 листов, список фондов прилагается (приложение № 1).
Картонированием намечено охватить 10000 дел — ф.48 АООТ «ЦГХК».
Предполагается провести проверки наличия и состояния 1738 дел управленческих документов и по личному составу. Список фондов прилагается (приложение № 2).
Будет проведена проверка наличия и выверка комплектов учетных документов –4-х фондов (приложение № 3). Планомерно будет вестись работа по усовершенствованию описей дел фондов, находящихся на госхранении: № 53, № 75/1, № 75/2, № 75 в количестве — 2920 ед.хр. и научно-справочного аппарата к ним (приложение № 4).
Экспертиза ценности документов, находящихся на ведомственном хранении с согласованием описей дел 5-и организаций. (приложение № 5).
В программу «Архивный фонд» внесены все фонды, в 2020 году будут внесены вновь поступившие на хранение фонды.
Будет продолжена работа по внесению в автоматизированную базу данных описей дел и карточек фондов вновь принятых на постоянное хранение документов.
В 1 квартале планируется прием документов на государственное хранение ликвидируемого Детского дома.
Планируется поддерживать необходимый температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим. Ежеквартально проводить санитарные дни, осуществлять постоянный контроль за показаниями приборов.
2. Формирование НАФ РК. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
В работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению качественного формирования документов Национального архивного фонда РК, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
Предполагается принять всего: 845 единиц хранения.
Предполагается оказание методической и практической помощи в усовершенствовании 8 номенклатур дел и по 4 положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии в организациях и учреждений города в источниках комплектования госархива.
Будет проведено 8 семинаров с делопроизводителями и ответственными за ведомственное хранение документов в самостоятельных отделах акимата, организациях и учреждениях города по следующим темам:
1. Разработка и составление Номенклатуры дел согласно Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения.
2. Научно-техническая обработка документов постоянного и долговременного хранения.
3 . Составление Научно-справочного аппарата.
Постоянно будет оказываться практическая и методическая помощь в усовершенствовании номенклатур дел, в обработке документов постоянного срока хранения и по личному составу, составлении НСА, актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение.
3.Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов
В 2020 году деятельность государственного архива будет направлена на удовлетворение потребности общества в ретроспективной информации, использование архивных документов для реализации прав и законных интересов граждан, популяризацию архивных документов — неотъемлемой части историко-культурного наследия народа Казахстана.
К знаменательным и памятным датам в истории Республики Казахстан и Акмолинской области будут подготовлены 4 стенда: 1 мая, 9 мая, Дню государственных символов, Дню Независимости.
Планируется провести 17 экскурсий и 17 уроков-лекций с учениками:
МШЛ № 3 и № 5, СШ № 9 и студентами: ГКПП «Индустриально-технический колледж, г. Степногорск», Учреждения «Колледж Максат», Горно-технический колледж г. Степногорск. Продолжится работа по публикациям в средствах массовой информации, намечено подготовить 4 статьи.
На сайте госархива будет продолжаться размещение информации, освещающая деятельность архива.
Также, будет продолжена работа в информационной системе «Единый электронный архив документов».
В читальном зале архива продолжится работа с исследователями архивных материалов — научными работниками, студентами, гражданами Республики Казахстан и зарубежья. А также будет активизирована работа по исполнению запросов граждан социально-правового, тематического характера, поступающие от граждан и организаций Республики Казахстан, дальнего и ближнего зарубежья. При этом обеспечиваться полнота, достоверность, своевременность, корректность в изложении текста.
Особое внимание будет уделяться запросам, регламентируемым Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок». Для этих целей предполагается публикация о работе архива по исполнению запросов социально-правового характера в СМИ; размещение объявлении о преимуществах получения архивных справок посредством портала электронного правительства в периодической печати; информирование потенциальных получателей о возможностях получения архивной информации посредством индивидуальных консультаций граждан. С целью предупреждения ошибок при оформлении заявлений, активизации работы через Центры обслуживания населения, провести для работников ЦОН 48 семинаров по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок» и опубликовать 3 статьи в СМИ.
Продолжить работу по составлению каталога (закаталогизировать 240 дел, составить 60 карточек).
Подготовить Календарь знаменательных и памятных дат на 2020 год в целях планового и плодотворного использования архивных документов при подготовке выставок, статей, лекций, других форм информационной работы (сентябрь).
4. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
Для повышения квалификации сотрудников будут организовано всестороннее изучение нормативных правовых актов по вопросам архивного дела.
Активное использование в практической работе положительного опыта деятельности архивных учреждений РК. Продолжится практика проведения обзоров новинок методической и архивоведческой литературы на аппаратных занятиях по журналам «Делопроизводство в РК» и бюллетеням «Архивы Казахстана». На оперативных совещаниях заслушивать отчеты сотрудников архива о ходе выполнения плановых показателей и месячных планов работы. Вести регулярный учёт проделанной работы.
По истечении 3-х летнего пребывания на гражданской службе будет проведена аттестация работников архива.
Планируется также, что все работники архива будут повышать квалификацию на различных курсах, семинарах и других формах учебы.
Исходя из реальных возможностей, будет уделено внимание вопросам социальной защиты работников архива и ветеранов архивного дела.
На основании письма руководителя Управления культуры, архивов и документации Акмолинской области, утвержден прейскурант цен на реализуемые товары (работы, услуги), оказываемые государственными архивами Акмолинской области на платной основе, в связи с этим, планируется заключение договоров с организациями и учреждениями города на обработку документов на платной основе на сумму 700.000 тысяч тенге.
