1. Введение:
Для достижения цели государственный архив осуществляет следующие виды основной деятельности:
1) отбор и прием документов на государственное хранение;
2) ведение государственного централизованного учета комплекса документов, относящихся к Национальному архивному фонду и находящихся на территории города;
3) осуществление учета хранящихся документов, предоставление соответствующих сведений об объеме и состоянии принятых документов в уполномоченный орган;
4) обеспечение полной сохранности принятых документов, проведение необходимых мероприятий по установлению и поддержанию соответствующего санитарно-гигиенического, светового и температурно-влажностного режимов их хранения;
5) проведение комплекса мер по сохранению и улучшению физического состояния документов;
6) оказание методической и практической помощи организациям города по документированию и управлению документацией в ведомственных архивах;
7) оказание организационно-методической помощи организациям-источникам комплектования по вопросам экспертизы ценности документов, образующихся в организациях города, в целях отбора документов Национального архивного фонда Республики Казахстан на государственное хранение в соответствии с научной, исторической, культурной, социально-правовой и иной ценностью;
8) учет организаций – источников и потенциальных источников комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан;
9) организация документальных выставок, предоставление документов или их копий, информационных баз данных, архивных справочников пользователям для изучения в читальном зале;
10) исполнение запросов физических и юридических лиц по хранящимся документам;
11) оказание государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»;
12) консультирование по вопросам местонахождения архивных документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату, наследственные и имущественные права, выборности в общественные органы управления, награждениями орденами и медалями и т.п.;
13) совершенствование научно-справочного аппарата, создание автоматизированных баз данных к документам;
14) оснащение материально-технической базы, создание условий труда
работников.
2. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов НАФ РК:
В целях обеспечения сохранности, работы по укреплению материально - технической базы и техническому оснащению архива в 1-ом квартале 2020 года проводились на основании утвержденной Бюджетной заявки. Все запланированные средства были освоены согласно Плана финансирования.
Поддерживался необходимый температурно-влажностный и санитарно-
гигиенический режим, осуществлялся постоянный контроль за показаниями
приборов. Периодически проводились санитарные дни.
После подтопления жильцами общежития архивохранилищ третьего этажа,
в январе месяце был проведен косметический ремонт этих помещений, за счет
сил и средств общежития.
В 1 квартале улучшено физическое состояние 192 ед.хр.:
96 ед.хр. – подшито; заменены корки в 96 ед.хр., оформлены обложки дел 192
ед.хр., вклеены заверительные листы – 192 шт.
Закартонировано 2786 дел фондов: № 48/19 Завод «ГМЗ» Целинного горно-
химического комбината (личные дела), № 48/81 ТОО «РИТЦ» Целинного горно-
химического комбината, № 116 РГУ «Управление юстиции города
Степногорска».
Произведена проверка наличия и физического состояния документов фонда
№ 6 Отдел культуры Степногорского городского Совета народных депутатов,
фонда № 48/72 ГС ВДФСО – 125 (Групсовет ФК) - проверено 237 ед.хр.
Сделана выверка комплекта учётных документов фонда № 1
Централизованная библиотечная система отдела культуры Степногорского
городского Совета народных депутатов.
3. Формирование НАФ РК. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий:
На государственное хранение приняты документы:
РГУ «Управление юстиции города Степногорска», Прокуратура города
Степногорска, Технический лицей № 1 города Целинограда, КГУ «Детский дом
№ 4 для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, город
Степногорск» управления образования Акмолинской области, всего принято
1400 ед.хр., из них постоянного хранения 310 дел, по личному составу 1047 дел
и фотодокументы 43 штуки.
На заседаниях ЭПМК Управления культуры, архивов и документации
Акмолинской области за отчетный период:
утверждена опись № 1 дел постоянного хранения РГУ «Управление юстиции
города Степногорска» за 2005-2010, 2012-2014, 2016-2017 годы в количестве 40
ед.хр. и Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
за 2005-2013 годы в количестве 88 ед.хр.;
утверждена опись № 1 дел постоянного хранения Прокуратуры города
Степногорска за 2013-2018 годы в количестве 130 ед.хр. и Акт о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению за 2000-2013 годы в
количестве 1424 ед.хр.;
согласованы опись № 1-л дел по личному составу Технического лицея № 1 города Целинограда за 1972-1999 годы в количестве 67 ед.хр., опись № 2-л личных дел работников за 1981-1999 годы в количестве 356 ед.хр., опись № 3-л дел по личному составу учащихся за 1972-1999 годы в количестве 23 ед.хр. и Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению за 1973-1999 годы в количестве 109 ед.хр.;
утверждена опись № 1 дел постоянного хранения КГУ «Детский дом № 4 для
детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, город Степногорск»
управления образования Акмолинской области за 2005-2016 годы в количестве
140 ед.хр. и согласованы опись № 1-л дел по личному составу за 2005-2016 годы
в количестве 183 ед.хр., опись № 2-л дел по личному составу воспитанников за
2005-2016 годы в количестве 418 ед.хр. и Акт о выделении к уничтожению доку-
ментов, не подлежащих хранению за 2005-2014 годы в количестве 555 ед.хр.;
утверждена опись № 1 на позитивы коллекции фотодокументов за 1980 год в
количестве 43 ед.хр.
Документы: РГУ «Управление юстиции города Степногорска»,
Прокуратуры города Степногорска, Технического лицея № 1 города
Целинограда, КГУ «Детский дом № 4 для детей-сирот и детей, оставшихся без
попечения родителей, город Степногорск» и фотодокументы подверглись,
соответственно, и научно-технической обработке.
Проведены семинары:
31января 2020 года - с делопроизводителями и ответственными за
ведомственное хранение документов структурных подразделений здравоохра-
нения, по научно-технической обработке документов и составлению НСА;
07 февраля 2020 года - с работниками Отдела занятости и социальных
программ г. Степногорска по обработке документов ЗАГСа.
На семинарах присутствовало 10 человек.
За 1-ый квартал 2020 года усовершенствованы, проверены,
откорректированы переводы на государственный язык Номенклатуры дел:
ГУ «Отдел экономики и финансов города Степногорска», ГУ «Отдел
образования города Степногорска». Согласованы на государственном и русском
языках Положения о Ведомственном архиве и Экспертной комиссии ГУ «Отдел
экономики и финансов города Степногорска».
Оказана методическая и практическая помощь: ГУ «Отдел образования
города Степногорска», ГУ «Аппарат акима поселка Шантобе», ГУ «Аппарат
акима поселка Бестобе», ГУ «Отдел экономики и финансов города
Степногорска», Степногорская городская территориальная избирательная
комиссия, Степногорский городской суд, ГККП «Индустриально-технический
колледж, города Степногорск» по ведению делопроизводства, по обработке
документов, по составлению описей дел, научно-справочного аппарата
и составлению Номенклатуры дел, в некоторые организации с выездом на место.
4. Создание информационно-поисковых систем:
В 1 квартале переработка и усовершенствование описей не производилась.
Изучено 30 ед.хр. фонда № 99 и из них закаталогизовано 9ед.хр. и составлено 10
карточек.
На рассмотрении ЭПМК Управления культуры, архивов и документации
Акмолинской области отправлен Хронограф общественно-значимых событий
города Степногорска за первый квартал 2020 года.
По мере поступления документов на государственное хранения
обновляем программу «Архивный фонд», электронную базу НСА
(электронные описи икарточки фондов).
На сайте госархива открыта новая рубрика «Электронные выставки», в
данной рубрике размещен видеоролик на тему «Архив консультирует» и
электронная выставка документов личного происхождения. Предоставленный
материал позволит посетителям сайта посмотреть работу архива по оказанию
консультации посредством телефонной связи и ознакомится с документами
личного происхождения, хранящимися в архиве. Данная информация размещена
и в социальной сети-Faicbook.
Размещение и обновление информации, освещающая деятельность архива и
проведенные мероприятия, будет также постоянно продолжаться и на сайте
и на страничке государственного архива города Степногорска в социальной сети-
Facebook.
5. Научная информация и использование документов:
14 февраля 2020 года в госархиве (выставочный стенд) была оформлена
выставка, посвященная Дню вывода войск с Афганистана.
28 января 2020 года была проведена экскурсия по архивохранилищам с зам. руководителя и представителями НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области.
31 января2020 года - экскурсия с учащимися 9,10 классов СШ № 2 имени М. Горького.
07 февраля 2020 года - экскурсия по архивохранилищам госархива с учениками СШ № 9 имени А. Косарева
14 февраля 2020 года – экскурсия по архивохранилищам и лекция со студентами Горно- технического колледжа.
03 марта 2020года - экскурсия по архивохранилищам с сотрудниками Молодежного ресурсного центра, с первым заместителем председателя партии Нур Отан и волонтерами «Доброе Сердце».
Все проведенные экскурсии были познавательны и интересны,
руководители и представители организаций выразили благодарность и
заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве.
Были проведены семинары с сотрудниками АО «Государственная
корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области 08.01.2020
года, 15.01.2020 года, 23.01.2020 года, 30.01.2020 года, 06.02.2020 года,
13.02.2020 года, 20.02.2020 года, 27.02.2020 года, 05.03.2020 года, 12.03.2020
года, 19.03.2020 года, 26.03.2020 года на темы:
- «Повышение качества оказания госуслуги «Выдача архивных справок, копий
архивных документов или архивных выписок» с учетом рекомендаций по
результатам общественного мониторинга и устранения причин способствующих
совершению коррупционных правонарушений»,
- «Список фондов, состав, годы, количество единиц хранения»,
- «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты
РК по вопросам оказания государственных услуг от 15 апреля 2013 года «О
государственных услугах», изменения внесены 25 ноября 2019 года,
- «Увеличение количества заявлений по государственной услуге «Выдача
архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» через
портал электронного правительства».
На все проведенные семинары имеются протокола. Семинары проводились
часто, из-за большой сменяемости кадров ЦОНа.
За отчетный период 10 раз опубликовано в СМИ информация о порядке
выдачи архивных справок через портал «электронного правительства».
Внедрена, подключена и задействована в работе информационная систе-
ма «Единый электронный архив документов». Внесено 25 фондов, 34 описи
дел и за отчетный период отсканировано 129 дел, что составило 1288 листов.
За 1-ый квартал 2020 годапоступило 629 запросов, из них социально-
правового характера – 619, тематических – 10. Исполнено – 629 запроса, из них
432 имеют положительный результат. Непрофильные запросы – 197.
Отрицательных -нет. Справки исполняются в срок.
6. Платные услуги:
Заключен договор на оказание платной услуги по научно-технической
обработке документов с ГККП «Степногорский межрайонный противотубер-
кулезный диспансер» при управлении здравоохранения Акмолинскойобласти на
сумму 696,0 т. т. Документы находятся на стадии обработки. Вырученные
средства будут потрачены на пошив халатов и изготовление мебели.
7. Повышение квалификации, социальное развитие коллектива:
За отчетный период с сотрудниками проведено производственное
совещание об итогах работы гос. архива за 2019 годи по вопросам деятельности
на 1-ый квартал 2020 года.
В январе месяце с работниками государственного архива проведены
повторные инструктажи по охране труда и технике безопасности в архиве.
Также, проведен с сотрудниками госархива, Круглый стол на тему: «О
внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты РК по
вопросам оказания государственных услуг от 15 апреля 2013 года «О государст-
венных услугах», изменения внесены 25 ноября 2019 года.
10 января 2020 года с сотрудниками государственного архива проведен
круглый стол - по эксплуатации, ознакомлению с техническими характеристика-
ми, ведению учета показаний гигрометров психометрических (в связи с
приобретением гигрометров в конце 2019 года).
февраля 2020 года директор госархива учавствовала в отчетной встрече Акима города Степногорска с жителями. На встрече присутсвовал Аким Акмолинской области Е. Мыржыкпаев.
01 марта 2020 года работники архива приняли участие в благотворительном
празднике «Спасибо земля, Казахстана!», посвященный Дню благодарности в
Областном доме юношества «Жастар».
12 марта2020 года директор и архивист госархива участвовали в обучающем
семинаре по информационной системе «Единый электронный архив
документов».
Сотрудники государственного архива постоянно изучают правила и
методические рекомендации по ведению делопроизводства и архивного дела.
Периодически с сотрудниками архива проводились беседы обусилении мер
по профилактике коронавирусной инфекции, в целях недопущения ее
распространения и соблюдении работниками рекомендаций органов
здравоохранения. На период осуществления трудовой деятельности работники
архива были обеспечены необходимыми средствами защиты и профилактики.
Директора гос.архива г. Степногорска М. Нуржанова
30.03.2020
