1.Обеспечение сохранности и государственный учёт документов НАФ РК.
За 9 месяцев улучшено физическое состояние 742 ед.хр.: из них 742 ед.хр. — подшито; заменены корки в 451 ед.хр., пронумеровано 64810 листов, оформлены обложки дел 742 ед.хр., вклеены заверительные листы — 742 шт..
Из них отреставрировано 10 ед.хр., что составило 18 листов.
Закартонировано 1973 дела: фондов № 38, № 8, № 30, № 6, № 87, № 50, № 85, № 45, № 72, № 82, № 62, № 59, № 84, № 26, № 55, № 76, № 22, № 86, № 13, № 39, № 40, № 79, № 14, № 77, № 15, № 16, № 37, 58, 32, № 36, № 44, № 47, № 33, № 98.
Произведена проверка наличия и физического состояния документов 5-ти фондов: Степногорское механизированное лесное хозяйство, Степногорская городская инспектура государственной статистики, Отдел социального обеспечения г.Степногорска, ОАО «РМЗ» и ГКП «Услуга», всего проверено 1281ед.хр..
Сделана выверка комплекта учётных документов 3-х фондов: № 94 ГУ «Аппарат акима поселка Аксу», № 93 ГУ «Аппарат акима поселка Заводской» и № 30 АО «Аминокислоты».
2. Формирование НАФ РК.
За 9 месяце согласованы ЭК гос.архива г.Степногорска (усовершенствованы и проверены, откорректированы переводы на гос.язык) 9 номенклатуры дел на 2017г.: ГУ «Отдел образования города Степногорска», РГУ «Управление юстиции города Степногорска», ГУ «Отдел жилищной инспекции города Степногорска»,
ГУ «Отдел физической культуры и спорта города Степногорска», ОШИОСД им.Богенбай батыра, ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства», ГУ «Отдел строительства города Степногорска», КГУ «Специализированная Степногорская ДЮСШ», Центральной городской больницы.
Согласованы по 9 положений: о ведомственном архиве и об ЭК ГУ «Отдел строительства г.Степногорска», Центральная городская библиотека, Центральная городская больница, ГУ «Аппарат акима поселка Аксу», ТОО НАЦ «Биомедпрепарат», Отдел физической культуры и спорта, КГУ «Областная специализированная школа интернат № 4 Болашак», ТОО «Автохозяйство», ТОО «МСУ- 104».
Приняты документы на гос.хранение, всего 1397 дел: Централизованной библиотечной системы за1990 — 2012 годы, всего принято 145 ед.хр., из них постоянного хранения 52 дела, по личному составу 93 дел; ГУ «Маслихат города Степногорска» за 1994 — 2011 годы, всего принято 478 ед.хр., из них постоянного хранения 370 дела, по личному составу 108 дел; ГУ «Аппарат акима города Степногорска» за 1992 — 2012 годы, всего принято 764 ед.хр., из них постоянного хранения 445 дела, по личному составу 319 дела; и 10 ед.хр. фотодокументы.
22 февраля 2017 года с делопроизводителями и сотрудниками структурных подразделении Отдела культуры и Отдела физической культуры и спорта провели семинар по составлению и разработке единой типовой Номенклатуры в учреждениях физической культуры и спорта.
В марте месяце в ГК «Правительства для граждан» провели семинар на тему «Повышение качества оказания госуслуги «Выдача архивных справок» с учетом рекомендаций по результатам общественного мониторинга и устранения причин способствующих совершению коррупционных правонарушений».
12 апреля 2017 года директор выступила с докладом на аппаратном совещании в акимате по вопросам работы ведомственных архивов учреждений и организаций города, являющиеся источниками комплектования НАФ. Участвовали акимы поселков, руководители отделов, руководители учреждений и организаций города.
Были даны методические рекомендации по ведению делопроизводства и ведомственного хранения документов.
8 июня 2017 года с делопроизводителями и сотрудниками структурных подразделении Отдела образования города Степногорска провели семинар на тему: «Обработка документов постоянного хранения и по личному составу и составление НСА» присутствовало 41человек .
24 июля 2017 года с сотрудниками отдела г.Степногорск Департамента «ЦОН» Филиала НАО ГК «Правительство для граждан» по Акмолинской области провели семинар на тему: «Выдача архивных справок», где ознакомили с изменениями и дополнениями в Стандарте государственной услуги «Выдача архивных документов» утвержденный приказом Министра культуры и спорта РК от 07.03.2017 № 57 для дальнейшего руководства в работе.
За отчетный период 33 организациям и учреждениям города: ГУ «Аппарат акима г.Степногорска», Центральная городская больница, ГУ «Отдел физической культуры и спорта», ГУ «Централизованная библиотечная система», ГУ «Отдел занятости и социальных программ», ГУ «Аппарат акима поселка Аксу», ОШИОСД,
Управление юстиции, ГУ «Отдел образования города Степногорска», ГУ «Отдел жилищной инспекции», ГУ «Аппарат акима поселка Шантобе», Аппарат акима село Изобильный, Аппарат акима села Кырык кудык, Аппарат акима села Карабулак, Маслихат, Отдел предпринимательства, Отдел экономики и финансов, Отдел земельных отношении, Областная спецшкола для одаренных детей «Болашак», КГУ «Центр занятости», Школа № 6 имена Абая Кунанбаева, ТОО «Отан», РГП на ПХВ «Профессиональная аварийно-спасательная служба», ГУ «Отдел строительства г.Степногорска», Прокуратура города Степногорска, Степногорский ГПУТ, КГУ «Специализированная Степногорская ДЮСШ», ГУ «Степногорская городская территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора МСХ РК», Центральная городская поликлиника, ТОО НАЦ «Биомедпрепарат», ТОО «Автохозяйство», ТОО «МСУ- 104», ТОО «ЗГО» оказана методическая и практическая помощь по ведению делопроизводства, по обработке документов и по составлению описей дел и научно-справочного аппарата, в некоторые организации с выездом на место.
В июле месяце направлены письма руководителям организаций и учреждений источникам комплектования госархива о необходимости проведения научно- технической обработки документов и передачи на госхранение в связи с истечением срока хранения в ведомственном архиве, с указанием статьи Законов РК где руководитель несет ответственность за не сохранность документов.
В августе на имя акима направлено письмо о содействии в передаче на гос.хранение документов находящихся в ведомственных архивах организаций и учреждений города, с приложение графика сдачи архивных документов на утверждение.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и
использование документов.
За отчетный период усовершенствованы и утверждены описи дел по личному составу на ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области находящиеся на хранении в гос.архиве: протоколом № 02 от 28.02.2017. описи дел по личному составу (18 ед.хр.) фонда № 32 АООТ «Аминокислоты», описи дел по личному составу (29 ед.хр.) фонда № 40 ТОО «Дом мод», описи дел по личному составу (511 ед.хр.) фонда № 27 МСУ №29, описи дел по личному составу (105 ед.хр.) фонда № 97 АО «МСУ № 29»; протоколом № 03 от 17.03.2017. описи дел по личному составу (8 ед.хр.) фонда № 37 ТОО «Баян», описи дел по личному составу (10 ед.хр.) фонда № 33 АО «Премиксы», описи дел по личному составу (31 ед.хр.) фонда № 47 ТОО «Алтын- Кулагер», описи дел постоянного хранения (5 ед.хр.) фонда № 36 Избирательная комиссия по выборам в городской и областной Маслихат-Собрание по городу Степногорску; протоколом № 05 от 10.05.2017. описи дел по личному составу (256 ед.хр.) фонда № 29/5 СКГРЭ АО «Казахалтын», описи дел по личному составу (207 ед.хр.) фонда № 29/6 Макинская производственная техническая база ГОК «Казахалтын».
Утверждены на ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области находящиеся на ведомственном хранении: протоколом № 7 от 03.08.2017г. ГУ «Аппарат акима города Степногорска» описи дел постоянного хранения (445 ед.хр.), и описи дел по личному составу (319 ед.хр.) за 1992 — 2012 годы.
Изучено 69 ед.хр. фонда № 29, № 11, № 90 и № 48 из них закаталогизовано 12 ед.хр. и составлено 18 карточек.
По мере поступления документов на государственное хранения обновляем программу «Архивный фонд» и электронные описи «Единый электронный архив документов».
Оформили стенд по Посланию Главы государства народу Казахстана.
С учениками 9 А класса СШ № 5 провели урок-лекцию на тему: «Менiң мамандығым — менiң болашағым».
Со студентами группы «Делопроизводство и архивное дело» ГККП «Горнотехнический колледж, город Степногорск» провели экскурсию в госархиве на тему «Профессия архивист».
В рамках реализации Указа Президента Республики Казахстан от 15 августа 2013 года № 615 «О проведении акимами отчетных встреч с населением»
08 февраля 2017 года участвовали на отчетном собрании акима города Степногорска, собрание проходило с участием акима Акмолинской области Кулагиным С.В.
6 марта сотрудники госархива участвовали в торжественном мероприятий с участием акима города посвященный Международному женскому дню.
Сотрудники госархива участвовали в параде и в других мероприятиях, в движении «Бессмертный полк» посвященных Дню единства народов Казахстана и Дню Победы, В здании госархива организовали 4 выставки на тему: «Память пылающих лет» посвященный Дню Победы. На котором размещены фотографии бывших фронтовиков проживающих в нашем городе, фотографии памятников Победы города и поселков, книги посвященные Великой Отечественной войне и другие документы; К 25 — летию Государственных символов Республики Казахстан на тему «Ту, елтаңба, әнұран — тiрегiмiз, туған жер деп соғады жүрегiмiз», где размещены история и описание каждого символа и фотоматериалы по госсимволам.
К Дню города Астаны на тему «Арман қала — Астана», где можно узнать историю создания Астаны и увидеть фотоматериалы. К Дню Конституции Республики Казахстан на тему «Ата заң тұрақтылығы — Қазақстан тұрақтылығы», где размещены история Конституции Республики Казахстан, фотоматериалы и книги.
2 июня 2017 года с работниками Государственного архива провели «круглый стол» на тему «Государственным символам Республики Казахстан — 25 лет», где рассказали историю каждого символа страны.
2 июня 2017 года работники госархива участвовали в торжественном мероприятии с участием акима города Степногорска, посвященное 25-летию государственных символов Республики Казахстан на площади монумента «Флагшток».
7 июня 2017 года в честь Дня архивов провели Акцию «Архив консультирует».
В газете «Степногорск ақшамы» разместили объявление об акции. Издали информационные буклеты. На консультацию в архив обратились 18 человек. Информационные буклеты раздали 115 штук.
4 июля 2017 года работники госархива участвовали в торжественном мероприятии в честь государственного праздника дня столицы РК в лесопарковой зоне города с участием акима города Степногорска на открытие многофункцио-нальной спортивной площадки
05 июля 2017 года с работниками Государственного архива провели «круглый стол» на тему «Астана — символ единства и независимости казахстанцев»,
29 августа 2017 года с работниками Государственного архива провели «круглый стол» к Дню Конституции Республики Казахстан.
8 сентября 2017 года степногорцы отмечали День города. В этот день работники госархива участвовали в торжественных мероприятиях посвященных Дню города, в рамках реализации программы «Туған жер» и программной статьи Президента РК «Взгляд в будущее: модернизация общественного сознания», и самым значимым из них стало открытие памятника выдающемуся ученому — Канышу Сатпаеву. Каныш Имантаевич Сатпаев принадлежал к плеяде замечательных геологов нашей страны, внесших огромный вклад в развитие геологической теории — ведь именно его исследования привели к открытию богатейших природных ресурсов Казахстана и сегодня геологические открытия Сатпаева служат экономике суверенного Казахстана. Он был первым Президентом Академии Наук Казахской ССР. На торжественное открытие памятника приехали многочисленные гости, в числе которых государственый инспектор Администрации Президента РК Калдыбек Байымбетов, сенатор Даурен Адильбеков, первый космонавт Казахстана Тохтар Аубакиров, внучка К.Сатпаева Алима Жармаганбетова.
За 9 месяцев текущего года поступило 1705 запроса из них социально-правового характера — 1668, тематических — 37. Исполнено — 1642 запроса, 1633 имеют положительный результат, из них непрофильные запросы — 411. Справки исполняются в срок.
За отчетный перид 29 раз опубликованы в СМИ информация о порядке выдачи архивных справок через портал «электронного правительства»
15 — 16 августа специалистами Управления архивов и документации Акмолинской области была проведена комплексная проверка деятельности нашего госархива. По окончании проверки составлена справка.
4. Научно-техническая информация.
Повышения квалификации кадров
За I полугодие с сотрудниками гос.архива проведены производственные совещания об итогах работы гос.архива за 2016 год и по вопросам деятельности госархива.
23 февраля 2017 года сотрудниками госархива провели круглый стол для разъяснения и обсуждения Послание Елбасы народу Казахстана «Третья
модернизация Казахстана: глобальная конкурентноспособность».
За отчетный период проведены аппаратные учебы с сотрудниками госархива:
- 02 февраля на тему: Государственая услуга «Выдача архивных справок» и изучение Стандарта и Регламента госуслуги.
- 24 февраля на тему: «Разработка и составление Номенклатуры дел».
- 13 марта на тему: «Исполнение архивных справок социально-правового и
- 24 апреля на тему: «Обеспечение сохранности документов в госархиве».
- 31 мая на тему: «Порядок составления Списка источников комплектования госархива и учет документов».
- 29 июня с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Обработка документов постоянного хранения и по личному составу и составление НСА». Были рассмотрены много вопросов по этой теме.
- 19 июля 2017 года с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Правила техники безопасности и противопожарной охраны в госархиве».
Были рассмотрены вопросы по технике безопасности и противопожарной безопасности. Как вести себя и как сохранить документы во время черезвычайных ситуации. Во время работы как соблюдать технику безопасности и противопожарную безопасность.
— 22 августа 2017 года с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Порядок фондирования архивных документов и картонирования».
- 28 сентября 2017 года с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Оказание методической и практической помощи ведомственным архивам».
18 мая 2017 года 2 архивиста госархива участвовали на семинаре в Управлении архивов и документации Акмолинской области для архивистов госархивов на темы: Работа с ведомственными архивами. Научно-техническая обработка документов НАФ. Оказание государственной услуги «Выдача архивных справок».
С 20 по 22 июня и с 23 по 25 августа в Региональном центре переподготовки и повышения квалификации государственных служащих при акимате Акмолинской области в городе Кокшетау прошли курсы повышения квалификации бухгалтер и архивисты нашего госархива Кобентаева К.А., Нуржанова М.У., Набиева А.Т. и Ахметова К.М. с получением Сертификата на тему: «Архив iсi саласындағы мемлееттiк реттеу және мемлекеттiк қызметтi көрсету»
Сотрудники гос.архива постоянно изучают правила и методические и методические рекомендации по ведению делопроизводства и архивного дела.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности,
содержания здания гос.архива, его материальной базы.
В январе и в июле с работниками госархива проведен очередной повторный инструктаж по охране труда и пожарной безопасности на I и II полугодие 2017г.
Директор
гос.архива г.Степногорска Л. Мухамедина
27.09.2017.
