1.ҚР ҰАҚ құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету
және мемлекеттiк есепке алу.
2017 жылдың 9 айында 742сақ.бiр. физикалық жағдайы жақсартылды: олардың iшiнен 742 сақ..бiр. — тiгiлдi; 451сақ.бiр. мұқабасы ауыстырылды, 64810 бет нөмiрлендi, 742 iстiң мұқабасы рәсiмделдi, 742 iстiң растау-парағы желiмдендi.
Олардың iшiнен 10сақ.бiр. қайта жаңғыртылып 18 парақты құрады. № 38, № 8, № 30, № 6, № 87, № 50, № 85, № 45, № 72, № 82, № 62, № 59, № 84, № 26, № 55, № 76, № 22, № 86, № 13, № 39, № 40, № 79, № 14, № 77, № 15, № 16, № 37, 58, 32, № 36, № 44, № 47, № 33, № 98 қорлардың 1973 iсi картон қораптарға салынды.
5 қордың: Степногорскiнiң механикаландырылған орман шаруашылығының, Степногорск қалалық мемлекеттiк санақ инспектурасының, Степногорск қаласының әлеуметтiк қорғау бөлiмiнiң, «РМЗ» ААҚ және «Услуга» МҚК құжаттарының қолда бары және физикалық жай күйi тексерiлдi. Барлығы 1281сақ.бiр. тексерiлдi.
3 қордың: № 94 «Ақсу кентiнiң әкiмiнiң аппараты» ММ, № 93 «Заводской кентiнiң әкiмiнiң аппараты» ММ және № 30 «Аминокислоты» АҚ есептiк құжаттамалары салыстырылды.
2. ҚР ҰАҚ қалыптастыру.
9 айда 2017 жылға 9 Номенклатура: «Степногорск қаласының бiлiм бөлiмi» ММ, «Степногорск қаласының әдiлет басқармасы» АММ, «Степногорск қаласының тұрғын үй инспекциясы бөлiмi» ММ, «Степногорск қаласының дене мәдениетi және спорт бөлiмi» ММ, Бөгенбай батыр атындағы СДБОМИ, «Қала құрылысы және архитектура бөлiмi» ММ, «Степногорск қаласының құрылыс бөлiмi» ММ, «Мамандандырылған Степногорскiнiң ЖӨСМ» КММ, Орталық қалалық аурухананың Степногорск қаласының мемлекеттiк архивiнiң СК келiсiлдi (жетiлдiрiлiп және тексерiлдi, мемлекеттiк тiлдегi номенклатура қаралып, аудармасы түзетiлдi).
СК және ведомствалық архив туралы 9 ереже келiсiлдi: «Степногорск қаласының құрылыс бөлiмi» ММ, Орталық қалалық кiтапхананың, Орталық қалалық аурухананың, «Ақсу кентiнiң әкiмiнiң аппараты» ММ, «Биомедпрепарат» ҒАО ЖШС, «Степногорск қаласының дене мәдениетi және спорт бөлiмi» ММ, «Облыстық мамандандырылған мектеп интернат № 4 Болашак» КММ, «Автохозяйство» ЖШС, «МСУ- 104» ЖШС.
Барлығы 1397 iс мемлекеттiк сақтауға қабылданды: Орталықтандырылған кiтапханалар жүйесi 1990 — 2012 жылдардың, барлық қабылданғаны 145 сақ.бiр., оның iшiнде 52 iс тұрақты сақталатын, 93 iс жеке құрам бойынша, «Степногорск қаласының Маслихаты» ММ 1994 — 2011 жылдардың, барлық қабылданғаны 478 сақ.бiр., оның iшiнде 370 iс тұрақты сақталатын, 108 iс жеке құрам бойынша, «Степногорск қаласының әкiмiнiң аппараты» ММ 1992 — 2012 жылдардың, барлық қабылданғаны 764 сақ.бiр., оның iшiнде 445 iс тұрақты сақталатын, 319 iс жеке құрам бойынша және 10сақ.бiр. фотоқұжаттар.
2017 жылдың 22 ақпанында Мәдениет бөлiмiнiң және дене мәдениетi және спорт бөлiмiнiң құрылымдық бөлiмшелерiнiң қызметкерлерiмен және iсжүргiзушiлерiмен дене мәдениетi және спорт мекемелерiнде бiрыңғай тұрпатты Номенклатураны әзiрлеу және құру бойынша семинар өткiздiк. Наурыз айында «Қоғамдық мониторинг нәтижесi бойынша ұсынымдарды есепке алып «Архивтiк анықтама беру» Мемлекеттiк қызмет көрсетудiң сапасын көтеру және сыбайлас жемқорлықтық құқық бұзушылықты iстеуге әкелетiн себептердi жою» тақырыбына «Азаматтарға арналған үкiмет» МК семинар өткiздiк.
2017 жылдың 12 сәуiрiнде ҰАҚ толықтыру көздерi болып табылатын қаламыздың мекемелерi мен ұйымдарының ведомствалық архивтерiнiң жұмысы бойынша акиматта аппараттық жиналыста директор баяндама жасады. Кент әкiмдерi, бөлiмдердiң басшылары, қала мекемелерi мен ұйымдарының басшылары қатысты. Құжаттарды ведомствалық сақтау және iс жүргiзудi жүргiзу бойынша әдiстемелiк ұсыныстар берiлдi.
2017 жылдың 8 маусымында Степногорск қаласының бiлiм бөлiмiнiң құрылымдық бөлiмшелерiнiң қызметкерлерiмен және iсжүргiзушiлерiмен «Тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша құжаттарды өңдеу және оларға ҒАА құру» тақырыбына семинар өткiздiк. 41 адам қатысты. 2017 жылдың 24 шiлдесiнде Ақмола облысы бойынша «Азаматтарға арналған үкiмет» КЕАҚ МК филиалының «ХҚКО» Департаментiнiң Степногорск қаласындағы бөлiмiнiң қызметкерлерiне «Архивтiк анықтама беру» тақырыбына семинар өткiзiлдi, онда ҚР Мәдениет және спорт Министрлiгiнiң 2017 жылдың 07 наурызында № 57 бұйрығымен бекiтiлген «Архивтiк анықтама беру» мемлекеттiк қызмет көрсетудiң Стандартына енгiзiлген өзгерiстер мен қосымшаларды таныстырдық, алдағы уақытты жұмыста басшылыққа алу үшiн.
9 айда қаламыздың 33 мекемелерi мен ұйымдарына: «Степногорск қаласының әкiмiнiң аппараты» ММ, Орталық қалалық ауруханаға, «Степногорск қаласының дене мәдениетi және спорт бөлiмi» ММ, Орталықтандырылған кiтапханалар жүйесiне, «Жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi» ММ, «Ақсу кентiнiң әкiмiнiң аппараты» ММ, Бөгенбай батыр атындағы СДБОМИ, «Степногорск қаласының әдiлет басқармасы» АММ, «Степногорск қаласының бiлiм бөлiмi» ММ, «Степногорск қаласының тұрғын үй инспекциясы бөлiмi» ММ,
«Шаңтөбе кентiнiң әкiмiнiң аппараты» ММ, «Изобильный ауылының әкiмiнiң аппараты» ММ, «Қырық құдық ауылының әкiмiнiң аппараты» ММ, «Қарабұлақ ауылының әкiмiнiң аппараты» ММ, «Степногорск қаласының Маслихаты» ММ, Кәсiпкерлiк бөлiмiне, Қаржы және экономика бөлiмiне, Жер қатынастары бөлiмiне, «Облыстық мамандандырылған мектеп интернат № 4 Болашак» КММ, «Жұмыспен қамту орталығы» КММ, Абай Құнанбаев атындағы № 6 орта мектебiне, «Отан» ЖШС, «Кәсiби авариялық-құтқару қызметi» ШЖҚ РМК, «Степногорск қаласының құрылыс бөлiмi» ММ, Степногорск қаласының прокуратурасы, Степногорскiнiң ҚКТТ, «Мамандандырылған Степногорскiнiң ЖӨСМ» КММ, ҚР АШМ ветеринарлық бақылау және қадағалау Комитетiнiң Степногорск қалалық аймақтық инспекциясына, Орталық қалалық емханаға, «Биомедпрепарат» ҒАО ЖШС, «Автохозяйство» ЖШС, «МСУ- 104» ЖШС, «ТКЖЗ» ЖШС iс жүргiзудi жүргiзу, құжаттарды өңдеу, және оларға тiзiмдемелер мен ғылыми-анықтамалық аппараттар құру бойынша әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсеттiк, кейбiр мекемелердiң өздерiне барып.
Шiлде айында мемлекеттiк архивтiң толықтыру көздерi болып табылатын қаламыздың мекемелерi мен ұйымдарының басшыларына құжаттардың сақталмауына басшы жауапты екенiн ҚР Заңының бабын көрсете отырып, ведомствалық архивте сақтау мерзiмi аяқталған құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуден өткiзiп, мемлекеттiк сақтауға тапсыру қажеттiгi туралы хат жолдадық Тамыз айында қаламыздың мекемелерi мен ұйымдарының ведомствалық архивiндегi құжаттарды мемлекеттiк сақтауға тапсыруға жәрдемдесуiн сұрап қала әкiмiнiң атына хат жолдадық және қосымша архивтiк құжаттарды тапсыру кестесiн бекiтуге.
3.Ақпараттық-iздеу жүйесiн құру, ғылыми ақпарат
және құжаттарды пайдалану.
Есептiк кезеңде Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасының ӘТСК тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi жетiлдiрiлiп бекiтiлдi: 2017.28.02 № 02 хаттамамен «Аминокислоты» АТАҚ № 32 қордың жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (18сақ.бiр.), «Дом мод» ЖШС № 40 қордың жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (29сақ.бiр.), ҚМБ №29 № 27 қордың жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (511сақ.бiр.), «ҚМБ № 29» АҚ № 97 қордың жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (105сақ.бiр.); 2017.17.03 № 03 хаттамамен «Баян» АҚ № 37 қордың жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (8сақ.бiр.), «Премиксы» АҚ № 33 қордың жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (10сақ.бiр.), «Алтын- Кулагер» ЖШС № 47 қордың жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (31сақ.бiр.), Степногорск қаласы бойынша облыстық және қалалық Маслихат-Жиналысқа сайлау бойынша сайлау комиссиясы № 36 қордың тұрақты сақталатын iстердiң тiзiмдемесi (5сақ.бiр.); 2017.10.05. № 05 хаттамамен «Казахалтын» АҚ СҚГБЭ № 29/5 қордың жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (256сақ.бiр.), «Казахалтын» АҚ Макинканың кәсiптiк-техникалық базасы № 29/6 қордың жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (207сақ.бiр.).
Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасының ӘТСК ведомствалық сақтаудағы тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi бекiтiлдi: 2017.03.08 № 07 хаттамамен «Степногорск қаласының әкiмiнiң аппараты» ММ 1992 — 2012 жылдардағы тұрақты сақталатын iстердiң тiзiмдемесi (445сақ.бiр.) және жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi (319сақ.бiр.) № 29, № 11, № 90 және № 48 қорлардың 69 сақ.бiр. зерделенiп, одан 12сақ.бiр. каталогтанып 18 карточка құрылды.
Құжаттардың мемлекеттiк сақтауға тапсырылуына қарай «Архивтiк қор» бағдарламасы және «Бiрыңғай электронды құжаттардың архивi» электронды тiзiмдемелерi жаңартылып отырады.
Қазақстан халқына мемлекет басшысының жолдауы бойынша стенд жасадық.
№ 5 орта мектептiң 9А сынып оқушыларымен «Менiң мамандығым — менiң болашағым» тақырыбына оқу-дәрiсiн өткiздiк.
«Таукен колледжi, Степногорск қаласы» МККК «Iсжүргiзу және архив iсi» тобының студентерiмен «Мамандығым архивист» тақырыбына мемлекеттiк архивте экскурсию өткiздiк.
Қазахстан Республикасының Президентiнiң 2013 жылдың 15 тамызындағы № 615 «Тұрғындармен әкiмнiң есеп беру кездесулерiн өткiзу туралы» Жарлығын iске асыру шегiнде 2017 жылдың 08 ақпанында Ақмола облысының әкiмi Кулагин С.В. қатысуымен болған Степногорск қаласының әкiмiнiң есеп беру жиналысына қатыстық.
6 наурызда Халықаралық әйелдер күнiне арналған қала әкiмiнiң қатысуымен болған салтанатты iс-шараға мемлекеттiк архивтiң қызметкерлерi қатысты.
Мемлекеттiк архивтiң қызметкерлерi Жеңiс күнiне және Қазақстан халқының бiрлiгi күнiне арналған парадтарға және «Бессмертный полк» және басқа да iс- шараларға қатысты.
Мемлекеттiк архивтiң ғимаратында 4 көрме ұйымдастырдық : «Память пылающих лет» тақырыбына Жеңiс күнiне арналған. Онда бiздiң қаламызда тұрған ардегерлердiң фотосуреттерi, қала және кенттердегi Жеңiске арналған ескерткiштердiң фотосуреттерi, Ұлы Отан соғысына қатысты кiтаптар және басқа да құжаттар қойылды; «Ту, елтаңба, әнұран — тiрегiмiз, туған жер деп соғады жүрегiмiз» тақырыбына Қазақстан Республикасының мемлекеттiк символдарының 25 жылдығына, онда мемлекеттiк символдар бойынша фотоматериалдар, әр символдың сипаттауы мен тарихы орналастырылған; «Арман қала — Астана» тақырыбына Астана қаласының күнiне, онда Астананың құрылу тарихын бiлуге және фотоматериалдарды көруге болады; «Ата заң тұрақтылығы — Қазақстан тұрақтылығы» тақырыбына Қазақстан Республикасының Конституция күнiне, Қазақстан Республикасының Конституциясының тарихы, фотоматериалдар мен кiтаптар қойылды.
2017 жылдың 2 маусымында Мемлекеттiк архивтiң қызметкерлерiмен «Қазахстан Республикасының мемлекеттiк символдарына — 25 жыл» тақырыбына дөңгелек үстел ұйымдастырдық, онда әр символдың тарихымен таныстық.
2017 жылдың 2 маусымында Мемлекеттiк архивтiң қызметкерлерi «Флагшток» монументi алаңында Қазахстан Республикасының мемлекеттiк символдарына 25 жылдығына арналған Степногорск қаласының әкiмiнiң қатысуымен болған салтанатты iс-шараға қатысты.
2017 жылдың 7 маусымында Архивтер күнiне арнап «Архив кеңес бередi» акциясын өткiздiк. «Степногорск ақшамы» газетiнде акция туралы хабарлама бердiк. Ақпараттық буклеттер басып шығардық. Архивке кеңес алуға 18 адам келдi. 115 дана ақпараттық буклет тараттық.
2017 жылдың 4 шiлдесiнде Астана қаласының күнi мемлекеттiк мерекесiне арналған, әкiмнiң қатысуымен өткiзiлген қаламыздың орман саябақ аймағында көпфункциалды спорт алаңын ашу салтанатты iс-шараға мемлекеттiк архив қызметкерлерi қатысты.
«Астана — символ единства и независимости казахстанцев» тақырыбына 2017 жылдың 05 шiлдесiнде Мемлекеттiк архивтiң қызметкерлерiмен дөңгелек үстел өткiздiк.
2017 жылдың 29 тамызында Қазақстан Республикасының Конституция күнiне арнап Мемлекеттiк архивтiң қызметкерлерiмен дөңгелек үстел ұйымдастырдық.
2017 жылдың 8 қыркүйегiнде степногорлықтар қала күнiн атап өттi. Бұл күнi Мемлекеттiк архив қызметкерлерi осы мейрамға арналға салтанатты iс-шараларға қатысты, «Туған жер» бағдарламасын және «Болашаққа көзқарас: қоғамның ой-өрiсiнiң жаңғыруы» ҚР Президентiнiң бағдарламасының бабын iске асыру шегiнде өткiзiлген iс-шаралардың iшiнен, ғалым Қаныш Сәтпаевқа ескерткiш ашу ең маңыздысы болды. Қаныш Имантаевич Сәтпаев бiздiң елiмiздiң бiлiктi геологтар шоғырына жатады, геологиялық теорияның дамуына үлкен үлес қосқан, сол кiсiнiң зерттеулерi Қазақстанның бай табиғи ресурстарын ашуға әкелдi. Және бүгiн Сәтпаевтың геологиялық ашулары тәуелсiз Қазақстанның экономикасына қызмет етуде. Ол Қазақ КСР Ғылым Академисының бiрiншi Президентi болған. Ескерткiштi салтанатты ашуға көптеген қонақтар келдi, оның iшiнде ҚР Президентiнiң әкiмшiлiгiнiң мемлекеттiк инспекторы Қалдыбек Байымбетов, сенатор Дәурен Әдiлбеков, Қазахстаның бiрiншi космонавты Тоқтар Әубәкiров, Қ.Сәтпаевтың немересi Әлима Жармағанбетова.
Ағымдағы жылдың 9 айында 1705 сұрау салу түстi, оның iшiнде әлеуметтiк- құқықтық түрдегi — 1668, тақырыптық — 37. Орындалғаны — 1642 сұрау салу, 1633 оң нәтижемен, оның iшiнде бейiндi емес сұрау салу — 411. Архивтiк анықтамалар уақытында орындалады.
Есеп беру кезеңiнде БАҚ «электронды үкiмет» порталы арқылы архивтiк анықтамалар беру тәртiбi туралы ақпарат 29 рет басып шығарылды.
15 — 16 тамызды Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасының қызметкерлерiмен бiздiң архивтiң қызметiне кешендi тексерiс өткiзiлдi. Тексерiс аяқталған соң анықтама құрылды.
4. Ғылыми-техникалық ақпарат.
Кадрлардың бiлiктiлiгiн жоғарлату
Мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен мемлекеттiк архивтың 2016 жылғы жұмысы туралы және мемлекеттiк архивтiң қызметiнiң мәселелерi бойынша кәсiптiк жиналыстар өткiзiлдi.
2017 жылдың 23 ақпанында мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен «Казахстаның үшiншi жаңғыруы: жаһандық бәсекеге қабiлеттiлiк» Елбасының Қазахстан халқына жолдауын түсiндiру және талқылау үшiн дөңгелек үстел өткiздiк.
Есеп беру кезеңiнде мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен аппараттық оқу өткiзiлдi:
- 02 ақпанда: «Архивтiк анықтама беру» мемлекеттiк қызмет көрсету және мемлекеттiк қызмет көрсетудiң Стандарты мен Регламентiн зерделеу» тақырыбына.
- 24 ақпанында: «Iстер Номенклатурасын әзiрлеу және құру» тақырыбына.
- 13 наурызда: «Әлеуметтiк-құқықтық түрдегi архивтiк анықтамаларды орындау» тақырыбына
- 24 сәуiрде: «Мемлекеттiк архивтегi құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету» тақырыбына.
- 31 мамырда: «Мемлекеттiк архивтiң толықтыру көздерiнiң тiзiмiн құру тәртiбi және құжаттарды есепке алу» тақырыбына.
- 29 маусымда: «Тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша құжаттарды өңдеу және ҒАА құру»тақырыбына. Бұл тақырып бойынша көп мәселелер қаралды.
- 2017 жылдың 19 шiлдесiнде Мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен «Мемлекеттiк архивтегi техникалық қауiпсiздiк және өртке қарсы күзет ережесi» тақырыбына аппараттық оқу өткiзiлдi. Техникалық қауiпсiздiк және өртке қарсы күзет бойынша мәселелер қаралды. Төтенше жағдайлар кезiнде құжаттарды қалай сақтау керек және өзiңдi қалай ұстау керек. Жұмыс уақытында техникалық қауiпсiздiктi және өртке қарсы күзеттi қалай сақтау керек.
- 22 тамызда «Архивтiк құжаттарды қалыптастыру және картон қораптарға салу тәртiбi» тақырыбына мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен аппараттық оқу өткiзiлдi.
- 28 қыркүйекте «Ведомствалық архивтерге тәжiрибелiк және әдiстемелiк көмек көрсету» тақырыбына мемлекеттiк архив қызметкерлерiмен аппараттық оқу өткiзiлдi.
2017 жылдың 18 мамырында Ақмола облысының архивтер мен құжаттамалар басқармасында «Ведомствалық архивтермен жұмыс. ҰАҚ құжаттарын ғылыми- техникалық өңдеу. «Архивтiк анықтама беру» мемлекеттiк қызмет көрсету» тақырыбына облыстың мемлекеттiк архитарының архивистерi үшiн өткiзiлген семинарға, бiздiң архивтiң 2 архивистi қатысты.
2017 жылдың 20 по 22 маусымында және 23 по 25 тамызында көкшетау қаласында Ақмола облысының әкiмдiгiнiң жанындағы мемлекеттiк қызметшiлердi қайта дайындау және бiлiктiлiгiн жетiлдiру аймақтық орталығында бiздiң архивтiң бухгалтерi мен архивистерi: Көбентаева Қ.А., Нұржанова М.Ө., Нәбиева А.Т. и Ахметова Қ.М. бiлiктiлiгiн жоғарлату курсын аяқтап «Архив iсi саласындағы мемлееттiк реттеу және мемлекеттiк қызметтi көрсету» тақырыбына Сертификат алды.
Мемлекеттiк архив қызметкерлерi архив iсi және iсжүргiзудi жүргiзу бойынша әдiстемелiк ұсынымдарды және ережелердi әрқашан зерделеп оқиды.
4.Мемлекеттiк архивтiң ғимаратын ұстау, өрт қауыпсiздiгi, еңбектi қорғау
және оның материалдық базасы туралы сұрақтар.
Қаңтарда және шiлдедеде мемлекеттiк архив қызметкерлерi 2017 жылдың I және II жартыжылдығына өрт қауыпсiздiгi және еңбектi қорғау кезектi қайталау инструктажынан өттi.
Степногорск қаласының
мемлекеттiк архивiнiң директоры Л. Мұхамедина
27.09.2017.
