1.Обеспечение сохранности и государственный учёт документов НАФ РК.
За год улучшено физическое состояние 1045 ед.хр.: из них заменены корки в
520 ед.хр., 1045 ед.хр. — подшито; пронумеровано 97285 листов, оформлены обложки дел 1045 ед.хр., вклеены заверительные листы — 1045 шт..
Из них отреставрировано 49 ед.хр., что составило 301 лист.
Закартонировано 2884 дела: фондов № 38, № 8, № 30, № 6, № 87, № 50, № 85,
№ 45, № 72, № 82, № 62, № 59, № 84, № 26, № 55, № 76, № 22, № 86, № 13, № 39,
№ 40, № 79, № 14, № 77, № 15, № 16, № 37, 58, 32, № 36, № 44, № 47, № 33, № 98, № 1, № 99.
Произведена проверка наличия и физического состояния документов 7-ми фондов: Степногорское механизированное лесное хозяйство, Степногорская городская инспектура государственной статистики, Отдел социального обеспечения г.Степногорска, ОАО «РМЗ» и ГКП «Услуга», совхоз «Карабулакский», Бестюбинский поссовет народных депутатов и его исполком. Всего проверено 1744ед.хр..
Сделана выверка комплекта учётных документов 4-х фондов: № 94 ГУ «Аппарат акима поселка Аксу», № 93 ГУ «Аппарат акима поселка Заводской»,
№ 30 АО «Аминокислоты» и № 33 АО «Премиксы».
2. Формирование НАФ РК.
За год согласованы ЭК гос.архива г.Степногорска (усовершенствованы и проверены, откорректированы переводы на гос.язык) 12 номенклатур дел на 2017
и 2018 годы: ГУ «Отдел образования города Степногорска», РГУ «Управление юстиции города Степногорска», ГУ «Отдел жилищной инспекции города Степногорска», ГУ «Отдел физической культуры и спорта города Степногорска», ОШИОСД им.Богенбай батыра, ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства»,
ГУ «Отдел строительства города Степногорска», КГУ «Специализированная Степногорская ДЮСШ», Центральной городской больницы, ТОО «МСУ-104», ГККП «Дом дружбы и творчества», Индустриально-технического колледжа.
Согласованы по 11 положений: о ведомственном архиве и об ЭК
ГУ «Отдел строительства г.Степногорска», Центральная городская библиотека, Центральная городская больница, ГУ «Аппарат акима поселка Аксу», ТОО НАЦ «Биомедпрепарат», Отдел физической культуры и спорта, КГУ «Областная специализированная школа интернат № 4 Болашак», ТОО «Автохозяйство»,
ТОО «МСУ- 104», Сернокислотный завод, ГУ «Аппарат акима села Изобильное».
Приняты документы на гос.хранение, всего 1914 дел: Централизованной
библиотечной системы за1990 — 2012 годы, всего принято 145 ед.хр., из них
постоянного хранения 52 дела, по личному составу 93 дел; ГУ «Маслихат города
Степногорска» за 1994 — 2011 годы, всего принято 478 ед.хр., из них постоянного
хранения 370 дела, по личному составу 108 дел; ГУ «Аппарат акима города
Степногорска» за 1992 — 2012 годы, всего принято 764 ед.хр., из них постоянного
хранения 445 дела, по личному составу 319 дела; КГУ «Степногорское учреждение
лесного хозяйства» за 1992 — 2011 годы, всего принято 114 единиц постоянного
2
хранения, Региональная дирекция телекоммуникации «Астанателеком» филиала
АО «Казахтелеком» за 1966 — 2016 годы 193 единиц постоянного хранения и
ГУ «Отдел земельных отношений» за 2005 — 2011 годы всего принято 180 ед.хр.,
из них постоянного хранения 136 дела, по личному составу 44 дела и коллекция фотодокументов по истории города Степногорска 40 ед.хр..
22 февраля 2017 года с делопроизводителями и сотрудниками структурных
подразделении Отдела культуры и Отдела физической культуры и спорта провели
семинар по составлению и разработке единой типовой Номенклатуры в
учреждениях физической культуры и спорта.
В марте месяце в ГК «Правительства для граждан» провели семинар на тему
«Повышение качества оказания госуслуги «Выдача архивных справок» с учетом
рекомендаций по результатам общественного мониторинга и устранения причин
способствующих совершению коррупционных правонарушений».
12 апреля 2017 года директор выступила с докладом на аппаратном совещании в акимате по вопросам работы ведомственных архивов учреждений и организаций города, являющиеся источниками комплектования НАФ. Участвовали акимы поселков, руководители отделов, руководители учреждений и организаций города.
Были даны методические рекомендации по ведению делопроизводства и ведомственного хранения документов.
8 июня 2017 года с делопроизводителями и сотрудниками структурных
подразделении Отдела образования города Степногорска провели семинар на тему:
«Обработка документов постоянного хранения и по личному составу и составление
НСА» присутствовало 41человек .
24 июля 2017 года с сотрудниками отдела г.Степногорск Департамента «ЦОН»
Филиала НАО ГК «Правительство для граждан» по Акмолинской области провели
семинар на тему: «Выдача архивных справок», где ознакомили с изменениями и
дополнениями в Стандарте государственной услуги «Выдача архивных документов»
утвержденный приказом Министра культуры и спорта РК от 07.03.2017 № 57 для
дальнейшего руководства в работе.
28 ноября 2017 года с сотрудниками Центра обслуживания населения провели семинар тему: «Повышение качества оказания государственной услуги «Выдача архивных справок». Где были рассмотрены проблемные вопросы по оказанию госуслуги и ознакомили с внесенными изменениями в регламент государственной услуги «Выдача архивных справок» утвержденный Постановлением акима Акмолинской области № А-7/294 от 01.07.2017.
За отчетный период 43 организациям и учреждениям города: ГУ «Аппарат
акима г.Степногорска», Центральная городская больница, ГУ «Отдел физической
культуры и спорта», ГУ «Централизованная библиотечная система», ГУ «Отдел
занятости и социальных программ», ГУ «Аппарат акима поселка Аксу», ОШИОСД,
Управление юстиции, ГУ «Отдел образования города Степногорска», ГУ «Отдел
жилищной инспекции», ГУ «Аппарат акима поселка Шантобе», ГУ «Аппарат акима
село Изобильное», ГУ «Аппарат акима села Кырык кудык», ГУ «Аппарат акима
села Карабулак», ГУ «Маслихат города Степногорска», Отдел предпринима-
тельства, Отдел экономики и финансов, Отдел земельных отношении, Областная
спецшкола для одаренных детей «Болашак», КГУ «Центр занятости», Школа № 6
имена Абая Кунанбаева, ТОО «Отан», РГП на ПХВ «Профессиональная аварийно-спасательная служба», ГУ «Отдел строительства г.Степногорска», Прокуратура
3
города Степногорска, Степногорский ГПУТ, КГУ «Специализированная Степно-горская ДЮСШ», ГУ «Степногорская городская территориальная инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора МСХ РК», Центральная городская поликлиника, ТОО НАЦ «Биомедпрепарат», ТОО «Автохозяйство», ТОО «МСУ- 104», ТОО «ЗГО», Сернокислотный завод, Индустриально-технический колледж, Социально-гумманитарный колледж, ГККП «Дом дружбы и творчества», КГУ «Степногорское учреждение лесного хозяйства», ГУ «Отдел жилищно-коммунального хозяйства», ГЦВП, ТОО «Степногорск Темiр жолы», ТОО «СГХК», ГУ «Аппарат акима поселка Бестобе» оказана методическая и практическая помощь по ведению делопроизводства, по обработке документов и по составлению описей дел и научно-справочного аппарата, в некоторые организации с выездом на место.
В июле месяце направлены письма руководителям организаций и учреждений
источникам комплектования госархива, о необходимости проведения научно-
технической обработки документов и передачи на госхранение в связи с истечением
срока хранения в ведомственном архиве, с указанием статьи Законов РК, где
руководитель несет ответственность за не сохранность документов.
В августе на имя акима направлено письмо о содействии в передаче на
гос.хранение документов находящихся в ведомственных архивах организаций и
учреждений города, с приложением графика сдачи архивных документов на
утверждение.
3. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов.
За отчетный период усовершенствованы и утверждены описи дел по личному
составу на ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской области
находящиеся на хранении в гос.архиве: протоколом № 02 от 28.02.2017. описи дел
по личному составу (18 ед.хр.) фонда № 32 АООТ «Аминокислоты», описи дел по
личному составу (29 ед.хр.) фонда № 40 ТОО «Дом мод», описи дел по личному
составу (511 ед.хр.) фонда № 27 МСУ №29, описи дел по личному составу (105
ед.хр.) фонда № 97 АО «МСУ № 29»; протоколом № 03 от 17.03.2017. описи дел по
личному составу (8 ед.хр.) фонда № 37 ТОО «Баян», описи дел по личному составу
(10 ед.хр.) фонда № 33 АО «Премиксы», описи дел по личному составу (31 ед.хр.)
фонда № 47 ТОО «Алтын- Кулагер», описи дел постоянного хранения (5 ед.хр.)
фонда № 36 Избирательная комиссия по выборам в городской и областной
Маслихат-Собрание по городу Степногорску; протоколом № 05 от 10.05.2017.
описи дел по личному составу (256 ед.хр.) фонда № 29/5 СКГРЭ АО «Казахалтын»,
описи дел по личному составу (207 ед.хр.) фонда № 29/6 Макинская производствен-
ная техническая база ГОК «Казахалтын», протоколом № 10 от 26.10.2017. описи дел
по личному составу за 1997 — 2000 годы (149 ед.хр.) фонда № 43 АООТ «Акватранс»
и описи фото документов (10 ед.хр.). Всего описано: 1329 ед.хр..
Утверждены на ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской
области находящиеся на ведомственном хранении: протоколом № 7 от 03.08.2017г.
ГУ «Аппарат акима города Степногорска» описи дел постоянного хранения (445
ед.хр.), и описи дел по личному составу (319 ед.хр.) за 1992 — 2012 годы, протоколом № 10 от 26.10.2017г. Региональная дирекция телекоммуникации
4
«Астанателеком» филиала АО «Казахтелеком» описи дел постоянного хранения (193 ед.хр.) за 1966 — 2016 годы и по личному составу (690 ед.хр.) за 1966 —
2016 годы, описи фото документов (10 ед.хр.) и протоколом № 11 от 17.11.2017
ГУ «Отдел земельных отношений» описи дел постоянного хранения за 2005 —
2011 годы (136 ед.хр.) и по личному составу за 2005 — 2011 годы (44 ед.хр.). Всего описано:1837 ед.хр..
Изучено 108 ед.хр. фонда № 29, № 11, № 90 и № 48 из них закаталогизовано
19 ед.хр. и составлено 36 карточек.
По мере поступления документов на государственное хранения обновляем
программу «Архивный фонд» и электронные описи «Единый электронный архив
документов».
Оформили стенд по Посланию Главы государства народу Казахстана.
С учениками 9 А класса СШ № 5 провели урок-лекцию на тему: «Менiң мамандығым — менiң болашағым».
Со студентами группы «Делопроизводство и архивное дело» ГККП
«Горно-технический колледж, город Степногорск» провели экскурсию в госархиве
на тему «Профессия архивист».
В рамках реализации Указа Президента Республики Казахстан от 15 августа 2013 года № 615 «О проведении акимами отчетных встреч с населением»
08 февраля 2017 года участвовали на отчетном собрании акима города Степногорска, собрание проходило с участием акима Акмолинской области Кулагиным С.В.
6 марта сотрудники госархива участвовали в торжественном мероприятий с участием акима города посвященный Международному женскому дню.
Сотрудники госархива участвовали в параде и в других мероприятиях,
в движении «Бессмертный полк» посвященных Дню единства народов Казахстана и
Дню Победы,
В здании госархива организовали 4 выставки на тему: «Память пылающих лет»
посвященный Дню Победы. На котором размещены фотографии бывших
фронтовиков проживающих в нашем городе, фотографии памятников Победы
города и поселков, книги посвященные Великой Отечественной войне и другие
документы; К 25 — летию Государственных символов Республики Казахстан на тему «Ту, елтаңба, әнұран — тiрегiмiз, туған жер деп соғады жүрегiмiз», где размещены история и описание каждого символа и фотоматериалы по госсимволам.
К Дню города Астаны на тему «Арман қала — Астана», где можно узнать историю создания Астаны и увидеть фотоматериалы. К Дню Конституции Республики Казахстан на тему «Ата заң тұрақтылығы — Қазақстан тұрақтылығы», где размещены история Конституции Республики Казахстан, фотоматериалы и книги.
2 июня 2017 года с работниками Государственного архива провели «круглый
стол» на тему «Государственным символам Республики Казахстан — 25 лет», где
рассказали историю каждого символа страны.
2 июня 2017 года работники госархива участвовали в торжественном
мероприятии с участием акима города Степногорска, посвященное 25-летию
государственных символов Республики Казахстан на площади монумента
«Флагшток».
5
7 июня 2017года в честь Дня архивов провели Акцию «Архив консультирует».
В газете «Степногорск ақшамы» разместили объявление об акции. Издали информационные буклеты. На консультацию в архив обратились 18 человек. Информационные буклеты раздали 115 штук.
4 июля 2017 года работники госархива участвовали в торжественном мероприятии в честь государственного праздника дня столицы РК в лесопарковой зоне города с участием акима города Степногорска на открытие многофункцио-нальной спортивной площадки
05 июля 2017 года с работниками Государственного архива провели «круглый стол» на тему «Астана — символ единства и независимости казахстанцев»,
29 августа 2017 года с работниками Государственного архива провели «круглый стол» к Дню Конституции Республики Казахстан.
8 сентября 2017 года степногорцы отмечали День города. В этот день работники госархива участвовали в торжественных мероприятиях посвященных Дню города, в рамках реализации программы «Туған жер» и программной статьи Президента РК «Взгляд в будущее: модернизация общественного сознания», и самым значимым из них стало открытие памятника выдающемуся ученому — Канышу Сатпаеву. Каныш Имантаевич Сатпаев принадлежал к плеяде замечательных геологов нашей страны, внесших огромный вклад в развитие геологической теории — ведь именно его исследования привели к открытию богатейших природных ресурсов Казахстана и сегодня геологические открытия Сатпаева служат экономике суверенного Казахстана. Он был первым Президентом Академии Наук Казахской ССР. На торжественное открытие памятника приехали многочисленные гости, в числе которых государственый инспектор Администрации Президента РК Калдыбек Байымбетов, сенатор Даурен Адильбеков, первый космонавт Казахстана Тохтар Аубакиров, внучка К.Сатпаева Алима Жармаганбетова.
30 октября 2017 года во время месячника пожилых людей, коллектив госархива организовал небольшой дастархан бывшим работникам архива, находящимся в данное время на заслуженном отдыхе: Попова Г.Ф., Сметанкина Н.Д., Заикина О.Ф., Кутузова Е.А., Кагарманова З., Смирнова Г.П., Галябина З..
За дастарханом вспоминали и рассказывали много интересного, делились своим опытом работы, и в конце встречи были вручены памятные подарки.
В здании госархива организовали стенд на тему: «Наш Президент» посвященный
Дню Первого Президента Республики Казахстан. На котором размещены
фотографии, книги и др. документы.
29 ноября 2017 года Сотрудники госархива участвовали в торжественном
мероприятий посвященный к Дню Первого Президента Республики Казахстан с
участием акима города Степногорска.
14 декабря 2017 года студентами Горно-технического колледжа города Степногорска провели урок-лекцию на тему: «Обеспечение сохранности документов НАФ Республики Казахстан» приуроченный Дню Независимости Республики Казахстан.
15 декабря 2017 года к Дню Независимости Республики Казахстан в Государственном архиве провели экскурссию с учениками СШ № 2 города Степногорска на тему: «Архив — достояние Республики» .
6
За отчетный период поступило 2238 запроса из них социально-правового
характера — 2190, тематических — 48. Исполнено — 2208 запроса, 2199 имеют
положительный результат, из них непрофильные запросы — 556. Справки
исполняются в срок.
За год 43 раза опубликованы в СМИ информация о порядке выдачи архивных справок через портал «электронного правительства»
15 — 16 августа специалистами Управления архивов и документации Акмолинской области была проведена комплексная проверка деятельности нашего госархива. По окончании проверки составлена справка.
4. Научно-техническая информация.
Повышения квалификации кадров
За I полугодие с сотрудниками гос.архива проведены производственные совещания об итогах работы гос.архива за 2016 год и по вопросам деятельности госархива.
23 февраля 2017 года сотрудниками госархива провели круглый стол для разъяснения и обсуждения Послание Елбасы народу Казахстана «Третья
модернизация Казахстана: глобальная конкурентноспособность».
За отчетный период проведены аппаратные учебы с сотрудниками госархива:
- 02 февраля на тему: Государственая услуга «Выдача архивных справок» и изучение Стандарта и Регламента госуслуги.
- 24 февраля на тему: «Разработка и составление Номенклатуры дел».
- 13 марта на тему: «Исполнение архивных справок социально-правового и
- 24 апреля на тему: «Обеспечение сохранности документов в госархиве».
- 31 мая на тему: «Порядок составления Списка источников комплектования госархива и учет документов».
- 29 июня с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Обработка документов постоянного хранения и по личному составу и составление НСА». Были рассмотрены много вопросов по этой теме.
- 19 июля 2017 года с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Правила техники безопасности и противопожарной охраны в госархиве».
Были рассмотрены вопросы по технике безопасности и противопожарной безопасности. Как вести себя и как сохранить документы во время черезвычайных ситуации. Во время работы как соблюдать технику безопасности и противопожарную безопасность.
— 22 августа 2017 года с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Порядок фондирования архивных документов и картонирования».
- 28 сентября 2017 года с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Оказание методической и практической помощи ведомственным архивам».
18 мая 2017 года 2 архивиста госархива участвовали на семинаре в Управлении архивов и документации Акмолинской области для архивистов госархивов на темы: Работа с ведомственными архивами. Научно-техническая обработка документов НАФ. Оказание государственной услуги «Выдача архивных справок».
Сотрудники госархива посетили международную выставку ЭКСПО посвященное энергию будущего.
С 20 по 22 июня и с 23 по 25 августа в Региональном центре переподготовки и повышения квалификации государственных служащих при акимате Акмолинской
7
области в городе Кокшетау прошли курсы повышения квалификации бухгалтер и архивисты нашего госархива Кобентаева К.А., Нуржанова М.У., Набиева А.Т. и
Ахметова К.М. с получением Сертификата на тему: «Архив iсi саласындағы мемлееттiк реттеу және мемлекеттiк қызметтi көрсету»
27 октября 2017 года с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Соблюдение законодательства о борьбе с коррупцией». Проблема коррупции является очень актуальной для РК без разрешения которой невозможно завоевание имиджа страны, экономического роста и признания государства в мировом сообществе. В этой связи борьба с коррупцией является основным приоритетом государственной политики.
20 ноября 2017 года с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «О государственных закупках государственного архива». Бухгалтер госархива провела аппаратную учебу на тему : «О государственных закупках товаров, работ и услуг в государственном архиве». Она рассказала о порядке и о результатах проведенных государственных закупок в госархиве в 2017 году.
23 ноября 2017 года на отраслевом совещании за значительный вклад в развитие архивного дела Акмолинской области, за успешную работу по популяризации и пропаганды документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, за активное участие в формировании среди молодежи чувства патриотизма и любви к родному краю архивист Нуржанова Марал Умирбаевна награждена Благодарственным письмом от имени заместителя акима Акмолинской области Мусралимовой А.Е..
26 декабря 2017 года с сотрудниками госархива провели аппаратную учебу на тему: «Научно-техническая обработка документов».
Сотрудники гос.архива постоянно изучают правила и методические и методические рекомендации по ведению делопроизводства и архивного дела.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности,
содержания здания гос.архива, его материальной базы.
В январе и в июле с работниками госархива проведен очередной повторный инструктаж по охране труда и пожарной безопасности на I и II полугодие 2017г.
В этом году приобрели архивные коробки в количестве 380 штук, компьютер и многофункциональный принтер
Директор гос.архива г.Степногорска Л. Мухамедина
27.12.2017.
