1.Обеспечение сохранности и государственный учёт документов НАФ РК.
За 2016 год улучшено физическое состояние 940 ед.хр. из них:
940 ед.хр. — подшито; заменены корки в 613 ед.хр., пронумеровано 75198 листов, оформлены обложки дел 940 ед.хр., вклеены заверительные листы — 940 шт..
Из них отреставрировано 157 ед.хр., что составило 2438 листов.
Закартонировано 1987 дел: фонда № 92 Прокуратура города Степногорска —
230 дела, фонда № 93 КСК «Веста» — 83 дел, фонда № 94 ГУ «Аппарат акима
поселка Аксу» — 283 дела, фонда № 88 ГКП на ПХВ «Горкоммунхоз» — 110 ед.хр.,
фонда № 70 ГУ «Аппарат акима села Карабулак» — 180 дела, фонда № 1
Централизованная библиотечная система — 128 дел, фонда № 2 Комбинат бытового
обслуживания населения — 284 дела, фонда № 95 ГУ «Аппарат акима поселка
Заводской» — 336 дел, фонда № 96 ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства» —
148 дел, фонда № 25 Степногорский производственно-экспериментальный молочно-
консервный комбинат» — 132 дела, фонда № 41 АО «Союз» — 73 дела.
Произведена проверка наличия и физического состояния документов фонда
№ 1, № 2 и № 48/5, № 48/3 всего проверено 3437 ед.хр..
Сделана выверка комплекта учётных документов 4-х фондов: № 82 Селетинский филиал Акмолинской страховой фирмы, фонда № 87 Управление ЧС и фонда № 88 ГККП «Горкоммунхоз», фонд № 90 ГУ «Аппарат акима поселка Шантобе».
2. Формирование НАФ РК.
За 2016 год согласованы ЭК гос.архива г.Степногорска (усовершенствованы и
проверены, откорректированы переводы на гос.язык) 29 номенклатуры дел на 2016 и
2017 годы: ГУ «Аппарат акима г.Степногорска», Аппарат акима Богенбайского
сельского округа, прокуратура г.Степногорска, Управление по защите прав
потребителей, Отдел земельных отношений, отдел ЖКХ, ПТиАД, КГУ «СТК № 2,
СШ села Карабулак, Детский сад «Колосок», ЦЕСНАбанк, Аппарат акима поселка
Аксу, Аппарат акима поселка Заводской, Аппарат акима поселка Бестобе, Аппарат
акима поселка Шантобе, Аппарат акима села Изобильный, Аппарат акима села
Кырык кудык, Аппарат акима села Карабулак, Маслихат, Отдел занятости и
социальных программ, Отдел экономики и финансов, Управление Юстиции,
Областная спецшкола для одаренных детей «Болашак», КГУ «Центр занятости»,
Школа № 6 имена Абая Кунанбаева, ТОО «Отан», РГП на ПХВ «Профессиональная
аварийно-спасательная служба», ГУ «Степногорская городская территориальная
инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора МСХ РК» ГККП
«Горнотехнический колледж, город Степногорск», ГУ «Управление юстиции
города Степногорска» на 2017 год.
Согласованы ЭК госархива по 2 положения о ведомственном архиве и об ЭК:
КГУ «СТК № 2», ГККП «Горнотехнический колледж, город Степногорск».
2
Согласованы протоколом № 11 от 25.05.2016. ЭПМК Управления архивов и
документации Акмолинской области Номенклатуры дел исполнительной власти:
ГУ «Аппарат акима города Степногорска», ГУ «Аппарат акима поселка Аксу»,
ГУ «Аппарат акима села Карабулак», ГУ «Аппарат акима Богенбаевского сельского
округа».
За год приняты документы на гос.хранение всего 1284 дел: Прокуратура
города Степногорска за 1983 — 2012 годы, всего принято 230 ед.хр. постоянного
хранения, ГУ «Аппарат акима поселка Аксу» за 1994 — 2010 годы всего принято
283 ед.хр., из них постоянного хранения 221 дело, по личному составу 62 дела,
КСК «Веста» за 1996 — 2008 годы, всего принято 83 дел по личному составу,
ГУ «Аппарат акима села Карабулак» за 1999 — 2008 годы, всего принято 122 дела,
из них 83 ед.хр. постоянного хранения и 39 ед.хр. по личному составу, ГУ «Аппарат
акима поселка Заводской» за 1992 — 2010 годы, всего принято 336 ед.хр., из них
постоянного хранения 290 дела, по личному составу 46 дела, ГУ «Аппарат акима
села Карабулак» за 1996 — 2015 годы, всего принято 58 дел постоянного хранения
(похозяйственные книги), ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства» за 2002 —
2013 годы, всего принято 148 ед.хр., из них постоянного хранения 59 дела, по
личному составу 89 дел, Степногорский городской Совет народных депутатов и его
исполнительный комитет дел постоянного хранения (11 ед.хр.) за 1985 — 1992годы,
и по личному составу (13 ед.хр.) за 1985 — 1992 годы.
Провели 3 семинара:
1) 29 января 2016 год с делопроизводителями структурных подразделений отдела образования г.Степногорска на тему: «О разработке единой типовой Номенклатуры дел для структурных подразделений отдела образования, для школ, садов, Музыкальной и Художественной школ, вечерней школы и школ поселков с учетом изменений и дополнений нового Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения от 26.01.2015 № 22.
2) 19 февраля со специалистами аппаратов акимов поселков, сел и сельских округов на тему: « О разработке типовой Номенклатуры дел для аппаратов акимов города, поселков, сел и сельских округов.
3) 23 сентября 2016 года со специалистами аппаратов акимов города, поселков,
сел и сельских округов проведен семинар на тему: «Формирование документов
согласно номенклатуре дел».
В ЦОН 17.02.2016 провели круглый стол с работниками ЦОН по изучению
стандарта «Выдача архивных справок» .
За 2016 год всего 41 организации и учреждении города оказана методичес-
кая и практическая помощь по ведению делопроизводства, по обработке документов
и по составлению описей дел и научно-справочного аппарата, в некоторые
организации с выездом на место: ГУ «Аппарат акима г.Степногорска», Аппарат
акима Богенбайского сельского округа, прокуратура г.Степногорска, Управление
по защите прав потребителей, Отдел земельных отношений, отдел ЖКХ, ПТиАД,
КГУ «СТК № 2, СШ села Карабулак, Детский сад «Колосок», ЦЕСНАбанк, Отделу
архитектуры и градостроительства, Аппарат акима поселка Аксу, Аппарат акима
поселка Заводской, Аппарат акима поселка Бестобе, Аппарат акима поселка
Шантобе, Аппарат акима село Изобильный, Аппарат акима села Кырык кудык,
3
Аппарат акима села Карабулак, Маслихат, Отдел занятости и социальных
программ, Отдел экономики и финансов, Управление Юстиции, Областная
спецшкола для одаренных детей «Болашак», КГУ «Центр занятости», Школа № 6
имена Абая Кунанбаева, ТОО «Отан», РГП на ПХВ «Профессиональная аварийно-
спасательная служба» Отделу образования, Отделу предпринимательства,
Степногорский ГПУТ, Детский дом, ГУ «Степногорская городская территориальная
инспекция Комитета ветеринарного контроля и надзора МСХ РК», Республиканское
общественное объединение «Профсоюз работников атомной энергетики, промыш-
ленности и смежных отраслей Республики Казахстан», Отделу физической
кульруты и спорта, ОШИОСД им.Богенбай батыра, Коррекционной школе,
Степногорскгорводоканал, Городская поликлиника, ГККП «Горнотехнический
колледж, город Степногорск», ДЮСШ, Отдел культуры и развития языков.
3. Создание информационно-поисковых систем,
научная информация и использование документов.
В этом году гос.архивом пеработаны и утверждены описи дел постоянного
хранения и по личному составу на ЭПМК Управления архивов и документации
Акмолинской области находящиеся на хранении в гос.архиве: протоколом № 19
от 27.10.2016. описи дел по личному составу (131 ед.хр.) фонда № 25 Степногорский
производственно-экспериментальный молочно-консервный комбинат» и описи дел
по личному составу (73 ед.хр.) фонда № 41 АО «Союз».
На рассмотрении ЭПМК находятся описи дел АО «Авангард».
За отчетный период была проведена экспертиза ценности и научно-техническая
обработка документов и утверждены описи дел по личному составу на ЭПМК
Управления архивов и документации Акмолинской области, находящиеся на
ведомственном хранении, всего 313ед.хр. : протоколом № 2 от 08.02.2016.
КСК «Веста» (83 ед.хр.) и протоколом № 14 от 22.07.2016. Степногорский
городской Совет народных депутатов и его исполнительный комитет дел постоян-
ного хранения (11 ед.хр.) за 1985 — 1992годы, и по личному составу (13 ед.хр.)
за 1985 — 1992 годы; протоколом № 19 от 27.10.2016. ГУ «Аппарат акима села
Карабулак» (похозяйственные книги) дел постоянного хранения (58 ед.хр.)
за 1996 — 2015 годы; ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства» описи дел
постоянного хранения (59 ед.хр.) и по личному составу (89 ед.хр.) за 2002 — 2013
годы.
Изучено 136 ед.хр. фонда № 8 и № 90 из них закаталогизовано 34 ед.хр. и составлено 40 карточек.
Предоставили материалы на открытие сайта, на издание книги «Архивы
Акмолинской области», для выставочного зала «Акмолинская область в
архивных документах».
В здании госархива оформили стенд по Посланию Главы государства народу
Казахстана и 2 стенда на тему «Наурыз мейрамы» и «Великая Победа».
На 1 Мая и на 9 Мая 2016 года коллектив госархива активно участвовал в
городских мероприятиях проведенных в честь этих праздников. Участвовали в
разных мероприятиях, в параде, в шествии бессмертного полка и т.д.
4
В апреле месяце совместно с городским музеем провели Флэшмоб — акция —
«Мы против коррупции».
Опубликовали 3 статьи в газете «Вечерний Степногорск» и «Степногорск
Ақшамы»: «О работе Государственного архива города Степногорска»,
«ЦГХК — 60 лет» и по государственным услугам «Мұрағат анықтамаларын беру».
03.06.2016 совместно с историко-краеведческим музеем города Степногорска
проведено мероприятие посвященное Дню государственных символов.
На него были приглашены студенты колледжей СГТК, ИТК, колледжа «Максат».
Собравшимся была прочитана лекция, исполнен гимн, проведена небольшая
викторина со студентами.
10 июня в городе Кокшетау в Казахском музыкально-драматическом театре
имени Ш.Хусаинова прошло отраслевое совещание с участием заместителя акима
Акмолинской области на котором директор госархива Мухамедина Л. выступила с
докладом «О проделанной работе гос.архива за 2015 год».
04.07.2016 года совместно с Центральной городской библиотекой и городским
краеведческим музеем оформили стенд посвященный Дню столицы.
29 августа 2016 года состоялся «круглый стол» посвященный дню Конституции с работниками Государственного архива. Директор архива прочитала лекцию на тему «Айбары асқақ — Ата Заң». Так же, совместно с музеем оформили стенд на тему «Ең басты Заң». Участвовали в городских мероприятия проведенных в честь дня Конституции.
18 августа Сагитова Айгерим Шынгисовна участвовала в областном конкурсе "Лучший архивист Акмолинской области — 2016", и по итогам конкурса Сагитова
Айгерим Шынгисовна была награждена дипломом «За активное участие в областном конкурсе «Лучший архивист Акмолинской области — 2016» и ценным подарком.
С учениками 10 класса СШ № 5 провели экскурсию на тему: «Қаламыздың тарихы — архивте» приуроченный к 25-летию Независимости РК
14 декабря в ГККП «Горнотехнический колледж, город Степногорск»
прочитали лекцию студентам группы «Делопроизводство и архивное дело» на тему
«Тәуелсiз елiмiздiң тарихын абыроймен сақтаймыз».
На согласование с ЭПМК Управления архивов и документации Акмолинской
области предоставили Календарь знаменательных и памятных дат на 2017 — 2018
годы и 2019 — 2021 годы.
Завершено внесение в автоматизированную базу данных описей дел, всего
внесено 81230 ед.хранения. По мере поступления на хранения документов
обновляем программу электронные описи. Востановили карточки всех фондов
по поручению Комитета информации и архивов.
Проводится работа по передаче дел воинских частей в Центральный архив
Министерство обороны. Проведена экспертиза, документы подшиты. В данный
момент нумеруем и составляем внутреннюю опись.
В течении года 4 раза исполнили запросы Министерства Юстиции РК по
предоставлению информации в Международный арбитражный суд в городе
Лондоне по разбирательству иска Канадской компании «World Wide Minerals» к
Республике Казахстан. Для исполнения этих запросов было изучено 375 единиц
хранения и сделана ксеркопии документов на 4000 листах.
5
Кроме, всего исполняем запрос КНБ города Степногорска по предоставлению
сведений по всем работникам завода «Прогресс» работавших с 1973 года по
1999 год: Ф.И.О., дата рождения, место рождения, адрес проживания, с какого
по какое время работал, куда выбыл или умер. Данные берем с карточек
формы Т-2 на уволенных работников. На сегодняшний день с 1973 по 1996 годы
предоставили информацию на 12191 работника.
За год 15 раз опубликованы в СМИ информация о порядке выдачи архивных справок через портал «электронного правительства».
За отчетный период исполнено — 2409 запроса из них: социально-правового
характера — 2324, тематических — 85, с положительным результатом — 1928,
непрофильные запросы — 383, отрицательные — 98. Справки исполняются в срок.
20 октября 2016 года во время месячника пожилых людей, КГУ «Государствен-ный архив города Степногорка» провел встречу бывших работников архива, находящихся в данное время на заслуженном отдыхе, с действующим коллективом архива. За дастарханом прошла теплая, дружественная беседа. Бывшие работники делились своим опытом работы, вспоминали и рассказывали много интересного о начале работы Государственного архива о первых годах становления архива. Почти все приглашенные ветераны стояли у истоков создания архива. Нами была проведена экскурсия по зданию архива. Ознакомили с имеющейся в данное время документацией, нашими приобретениями (стеллажи, коробки). Встречу запечатлели фотоснимками. На прощание были вручены памятные подарки.
4. Научно-техническая информация.
Повышения квалификации кадров
12 января 2016 года провели круглый стол с работниками Государственного архива по разъяснению и реализации Послания Главы государства народу Казахстана «Казахстан в новой глобальной реальности: рост, реформы, развитие».
За отчетный период с сотрудниками гос.архива проведены производственные совещания об итогах работы гос.архива за 2015 год, о принятии к сведению и выполнении поручений руководителя Управления архивов и документации Акмолинской области на аппаратных совещаниях от 11декабря 2015года и от 29 января 2016 года и семинар по разъяснению норм и правил при оказании госуслуги «Выдача архивных справок» и в третьем квартале с сотрудниками гос.архива проведен семинар по теме «Исполнение архивных справок без ошибок и искажении фактов».
В Региональном центре переподготовки и повышения квалификации государственных служащих при акимате Акмолинской области в городе Кокшетау проходило плановое повышения квалификации с получением сертификата:
с 16 по 18 мая 2016 года архивист гос.архива Сматаева Г.А. Сертификат на тему: «Актуальные вопросы делопроизводства и хранения документов, электронные технологии и практика»;
с 06 по 08 июня директор гос.архива Мухамедина Л. Сертификат на тему: «Архив iсi саласындағы мемлекеттiк реттеу»;
6
с 15 по 17 августа главный бухгалтер госархива Смирнова Г.П. Сертификат на тему «Мемлекеттiк органдарда аудит және талдау, бухгалтерлiк есеп жүргiзу және есептiлiк»
10 ноября 2016 года участвовали в кустовом семинаре на тему «Повышение уровня удовлетворенности качеством оказания государственных услуг» который
проходил в г.Степногорске. На семинаре выступила Таласова Данагуль Галиолловна руководитель отдела анализа предоставления государственных услуг аппарата акима Акмолинской области и другие специалисты аппарата акима Акмолинской области, где были рассмотрены следующие вопросы: задачи местных исполнительных органов по повышению качества оказания государственных, об основных аспектах Этического Кодекса госслужащих, Государственный контроль за качеством оказания государственных услуг и создание необходимых условий для маломобильных групп населения при получении ими государственных услуг, проведение исследования уровня удовлетворенности качеством оказания государственных услуг.
На проведенном 10 июня в городе Кокшетау в Казахском музыкально-
драматическом театре имени Ш.Хусаинова торжественном мероприятии,
посвещенное Международному Дню архивов, архивист гос.архива Комашко Г.В.
была награждена благодарственным письмом акима области.
Сотрудники гос.архива постоянно изучают правила и методические рекомендации по ведению делопроизводства и архивного дела.
5. Вопросы охраны труда, пожарной безопасности,
содержания здания гос.архива, его материальной базы.
С работниками госархива проведен инструктаж по охране труда и пожарной безопасности на 2016г.
В мае приобрели компьютер, стеллажи 6 штук и в июле месяце архивные коробки 370 штук.
09.09.2016 года с Управление ЧС г.Степногорска проведена проверка по особому порядку пожарно-технического обследования здания нашего архива.
По результатам проведенной проверки нарушения требований в сфере гражданской защиты (пожарной безопасности, гражданской обороны) не выявлены.
На сэкономленные деньги приобрели госсимволы (флаг, герб), вывески, провели освидетельствование огнетушителей 34 штуки, произвели измерение сопротивления изоляции кабелей, проводов и аппаратуры, измерение сопротивления петли «Фаза-нуль» токоприемников, составили смету на ремонт входа в архив с установкой пандуса для граждан с ограниченными возможностями.
Директор гос.архива
г.Степногорска Л.Н.Мухамедина
21.12.2016.
